Solution de Gestion documentaire axée sur la Gestion Electronique du Courrier, des dossiers et des activités

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I- CONTEXTE DE LA SOLUTION

Les administrations, qu’elles soient publiques ou privées, sont amenées à traiter quotidiennement un volume important de courriers et de dossiers, ce qui nécessite du tri, de la consultation, de l’impression, de la distribution, du classement et de l’archivage. Par conséquent, leur gestion est devenue un enjeu prioritaire pour les managers et les collaborateurs de ces organismes.

C’est pourquoi ME SOFTWARE a développé une solution visant la modernisation de la gestion et du traitement de vos courriers et dossiers.

II- OBJECTIF DE LA SOLUTION

Instaurer un outil puissant permettant l’automatisation et la fluidification des processus d’administration et de la gestion de vos courriers et dossiers, depuis leur réception (papier), leur numérisation, leur indexation, leur validation, leur partage, leur suivi et la rédaction de leur réponse, jusqu’à leur classement et archivage.

III- VALEURS AJOUTEES DE LA SOLUTION

• Gain de temps et accélération du traitement

L’automatisation des processus mène à une réduction des manipulations et, par suite, à une diminution des temps de traitement.    

« Un agent peut passer 20 à 40% de son temps à chercher une information ».

• Réduction de coûts traitement:

Gain de temps = une réduction des coûts, en plus la dématérialisation de processus conduit à une réduction énorme de la consommation de papier.

D’après des études, la dématérialisation du courrier peut réduire moyennement jusqu’au 50% des coûts de traitement (impression, photocopie, affranchissement et stockage)

• Optimisation de la gestion documentaires

Améliore la traçabilité, la sécurité et la conformité de vos fonds documentaires et augmenter l’efficience de votre organisme.

Ce module, vous garantit une gestion modernisée de vos courriers ainsi une utilisation simple, efficace et hautement sécurisée.

IV- MODULES DE LA SOLUTION

1. GESTION COURRIER GIC

Le module Gestion Courrier GEC (Gestion Électronique du Courrier) modernise le traitement des courriers (papier et électronique) pour le rendre simple, efficace et hautement sécurisé. Il permet la dématérialisation et le classement centralisé des documents, facilitant leur distribution rapide vers les services concernés. Ce système assure une traçabilité complète du flux de chaque courrier et une sécurité renforcée d’accès. C’est une solution stratégique qui optimise les processus internes, réduit les coûts et améliore significativement la réactivité de votre organisation.

2. DOSSIERS

Vu l’augmentation incessante des volumes des dossiers papier ou numériques et avec les problèmes de gestion, cette solution est votre outil préconisé pour répondre à vos besoins en termes d’échange, de stockage et d’accès partagé.

Fonctionnalités offertes :

• Génération automatiques des dossiers à partir de courrier
• Partage des dossiers
• Sécurisation d’accès aux dossiers
• Dossier OCR.
• Recherche fulltext.

3. MODULE AGENDA COLLABORATIF

Le travail collaboratif tend du jour en jour vers la croissance, planifier une réunion, un événement ou mission font partie du quotidiennes des agents de l’organisme, la solution vous offert un agenda collaboratif pour mieux gérer et optimiser votre temps et vous donnes une meilleure visibilité de vos engagements.

4. MEDIA-365

Le présent module vos offre une bibliothèque virtuelle dans laquelle rangés vos bases de données numériques (notes, textes, discours, livres, Magasines, Formations, séminaires, photos, sons et vidéos.).